Organiser une réunion de groupe d’action à distance

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Nombre de participants : 2 ou plus
Matériel nécessaire : Un téléphone, un ordinateur, une connexion internet, les outils collaboratifs de La France insoumise
Temps nécessaire de préparation : Entre 5 et 10 min
Durée de l’action : Entre 1h min et 2h

La distance imposée par le confinement ne doit pas nous empêcher de pouvoir nous réunir et réfléchir à notre action politique. Pour pallier la distance obligatoire, des solutions existent. Elles requièrent la connaissance de quelques outils numériques, au moins par une personne du groupe. Rien d’impossible à maîtriser si l’on a une bonne connexion internet et la connaissance de quelques petites astuces.

Dans cette fiche pratique, le Pôle des groupes d’action vous explique comment organiser une réunion de groupe à distance à l’aide des outils collaboratifs de La France insoumise. Ouverts à l’utilisation par toutes et tous, ces outils sont gratuits, sécurisés, hébergés et maintenus, dans la mesure de ses moyens, par le Pôle outils numériques de l’espace opérationnel de la France insoumise. L’espace opérationnel les utilise quotidiennement pour travailler, même en dehors de la période de confinement.

Utiliser le FIramadate pour fixer une date de réunion

Nombre d’entre nous utilisons des outils collaboratifs pour fixer une date commune de réunion. Nous vous invitons à utiliser le FIramadate, le Framadate hébergé sur le site de La France insoumise. Pour cela, rendez-vous sur la page des outils collaboratifs que vous trouverez dans l’onglet « Agir » du menu du site de La France insoumise. Une fois sur cette page, cliquer sur le bouton « Créer un sondage ». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Vous pourrez dès lors créer un sondage pour fixer une date de prochaine réunion.

Organiser une visioconférence

Rien de mieux que de se voir pour parler politique. Problème : en temps de confinement, tout le monde n’a pas le même logiciel ou ne sait pas l’utiliser. Le pôle outils numériques héberge un logiciel de visioconférence accessible à toutes et tous, nommé « Jitsi Meet », sur un serveur sécurisé. Cet outil fonctionne sur Chrome et Firefox. Vous pouvez également utiliser d’autres logiciels de visioconférence. Plusieurs fonctionnent très bien et ont fait leur preuve.

Si vous souhaitez utiliser Jitsi Meet, rendez-vous sur la page des outils collaboratifs que vous trouverez dans l’onglet « Agir » du menu du site de La France insoumise. Une fois sur cette page, cliquer sur le bouton « Créer une conférence ». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Il vous sera sûrement demandé d’autoriser Jitsi Meet à accéder à votre caméra et à votre micro. Si vous souhaitez que l’outil fonctionne, vous devez lui autoriser ces accès. Pas d’inquiétude : ces conférences sont sécurisées, vous pouvez sans peur autoriser Jitsi à accéder à votre micro ou votre caméra. Votre conférence est créée et, pour l’instant, vous êtes seul·e à vous voir. Pour inviter d’autres participant·es, copiez l’adresse URL de votre visioconférence (ex. : https://​visio​.lafranceinsoumise​.fr/​e​x​e​m​ple). Vous pouvez également trouver et copier cette adresse en cliquant sur le bouton rond « i » en bas à droite de la vidéo, puis en cliquant sur copier. Une fois le lien copié, envoyez-le aux autres personnes pour qu’elles rejoignent votre conversation. La réunion peut commencer. Chacun·e des participant·es apparaîtra à l’écran une fois qu’il ou elle aura rejoint la visioconférence.

Astuces :

  • Quand vous ne parlez pas, pensez à couper votre micro en cliquant sur l’icône micro à gauche du téléphone rouge au centre de la vidéo. Il sera alors barré. Vous pouvez le réactiver en cliquant à nouveau dessus. Cela permet d’éviter un très désagréable écho.
  • Si votre connexion n’est pas assez bonne, vous pouvez couper la caméra en cliquant sur l’icône caméra à droite du téléphone rouge au centre de la vidéo. Vous pouvez la réactiver en re-cliquant dessus.
  • Vous pouvez changer la manière dont apparaissent les participant·es en cliquant sur l’icône des quatre petits carrés en bas à droite de la vidéo.
  • Pour faire des commentaires par écrit ou partager des documents, une fonction « chat » (messagerie) est disponible en cliquant sur la boîte de dialogue en bas à gauche de l’écran.
  • Il est également possible de prendre des tours de paroles en cliquant sur l’icône « main » en bas à gauche de l’écran. S’affichera alors sur votre vidéo le fait que vous voulez prendre la parole.
  • D’autres fonctionnalités existent comme le partage d’écran qui vous permet de montrer aux participant·es de la conversation ce que vous faites sur votre ordinateur (ex. : la prise du compte-rendu). Pour partager votre écran, cliquez sur l’icône « écran » en bas à gauche de la vidéo, puis sélectionnez la fenêtre que vous souhaitez partager. Il est possible que votre navigateur vous demande d’autoriser ce partage en modifiant vos paramètres.

Si vous n’arrivez pas à faire fonctionner la visioconférence, vous pouvez tenter d’autres logiciels ou appeler une personne qui suit la réunion pour pouvoir la suivre et y intervenir par téléphone.

Prendre un compte-rendu collaboratif

Vous pouvez prendre un compte-rendu collaboratif en créant un « pad » à partir de l’outil gratuit et sécurisé « Etherpad ». Pour cela, rendez-vous sur la page des outils collaboratifs que vous trouverez dans l’onglet « Agir » du menu du site de La France insoumise. Une fois sur cette page, cliquer sur le bouton « Créer un document ». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Pensez à conserver l’adresse URL de ce pad (dont le contenu se conserve pendant 14 jours) et à l’envoyer à celles et ceux qui souhaitent accéder à / pouvoir modifier son contenu.

  • Comme indiqué plus haut, vous pouvez partager le compte-rendu en train de s’écrire dans votre réunion en visioconférence en partageant votre écran.

N’oubliez pas d’envoyer le compte-rendu de réunion sur votre boucle d’insoumis·es.

Les bonnes pratiques avant, pendant et après la réunion

Avant la réunion, n’oubliez pas de mettre en ligne l’événement sur la carte des événements et de préparer un ordre du jour. Nous vous conseillons de l’organiser en trois temps.

  1. D’abord, commencer par un point politique qui récapitule les actualités internationales, nationales et locales de la semaine, afin que chaque participant·e soit au même niveau d’informations. Tout le monde n’a pas forcément entendu parler de tel ou tel projet de loi du gouvernement, ou de telle ou telle action organisée par le mouvement ! Nous vous conseillons qu’il soit court (pas plus de 5-10 min). Vous pouvez vous appuyer sur la Revue De La Semaine, les articles d’actualités de La France insoumise, ceux de L’Insoumission, des équipes thématiques de l’espace programme, du blog de Jean-Luc Mélenchon et des parlementaires… Après le point politique présenté par une personne, nous vous invitons à ouvrir un temps de discussion où chacun·e peut rajouter des informations qu’il ou elle a entendu. Cela pourra vous donner des idées d’actions locales ou sur les réseaux sociaux à organiser.
  1. Après ce moment de discussion, une personne du groupe peut par exemple faire un point de formation, par exemple, sur un point précis du programme, sur un article qu’il ou elle a lu et à partager au groupe en amont de la réunion ou bien sur des méthodes d’organisation non-violentes utilisées par des associations, etc.
  1. Enfin, nous vous invitons à organiser un temps de répartition des actions locales respectueuses des mesures sanitaires prévues jusqu’à la prochaine réunion. Nous vous conseillons, d’ailleurs, de fixer pour les réunions un jour précis de la semaine et régulier pour que chacun·e puisse s’organiser à l’avance pour être présent·e.

Cette proposition type d’ordre du jour est bien sûr indicative. En cette période de confinement, il est par exemple bien évidemment important de commencer par un tour de paroles pour savoir si tout le monde va bien. N’hésitez pas à ajouter d’autres points à l’ordre du jour, par exemple, de discussion de telle ou telle initiative du mouvement (comme la Commission d’enquête de suivi sur le coronavirus ou actions qui nécessitent l’implication et les idées des groupes d’action (ex. : des propositions de slogans ou d’actions à faire depuis chez vous en temps de confinement).
Veillez à ce chaque point n’excède pas la durée que vous vous étiez fixée. Les réunions trop longues sont, en général, pénibles pour ses participant·es. Fixez-vous une limite maximum d’1h30 de réunion. Cela est d’autant plus important qu’être à distance accentue les difficultés de compréhension ou de suivi de la réunion.

Pour cela, nous vous conseillons de prendre des tours de paroles et de limiter le temps d’expression de chacun·e à un temps court. Cela permet de fluidifier les réunions.

Autre point, nous vous invitons à alterner les prises de parole entre femmes et hommes de manière à privilégier l’égalité de temps de parole entre chacune et chacun. Les études montrent que les hommes s’expriment en général beaucoup plus longtemps que les femmes en réunions. Tenter d’alterner en genre les tours de parole tend à amoindrir cette inégalité et permet une plus grande prise en compte de la parole de chacun·e.