Vous souhaitez organiser une réunion publique dans votre commune ? Cette fiche récapitule toutes les choses auxquelles il faut penser pour bien réussir votre événement.
Le choix de la salle
En fonction du type de réunion que vous organisez et le nombre de personnes que vous attendez, le choix de la salle ne sera pas le même. Et selon la commune il n’y a pas toujours énormément de possibilités. Pensez néanmoins, dans la mesure du possible, à favoriser une salle :
• Facilement accessible en transports et pour des personnes à mobilité réduite.
• Avec des possibilités de parking à proximité.
• Bien éclairée et insonorisée.
Points à vérifier en réservant la salle, sinon il faut prévoir des équipements en plus ou une organisation particulière :
• Est-elle sonorisée ? Sinon prévoir en fonction de la taille de la salle une sono portable et des micros.
• Est-elle équipée de tables et de chaises ?
• Peut-on coller des affiches sur les murs pour décorer ?
• À partir de quelle heure sera-t-elle disponible pour l’installation ? (en fonction du type de réunion, il faut prévoir un minimum de 90 minutes d’installation avant d’accueillir le public).
Le déroulé de la réunion
Le déroulé de votre réunion dépendra du thème et le format choisi (atelier participatif, réunion publique plus classique…). Il y a néanmoins quelques éléments qu’il faut toujours prendre en considération :
• Bien penser l’heure de début de la réunion en fonction des habitudes locales et temps de transports. Laisser un peu de temps entre l’horaire annoncé sur l’affiche et le tract et l’horaire réel du début de la réunion.
• Veiller à respecter la parité dans le choix des intervenant·es s’il s’agit d’une réunion publique de format plus classique, ou en donnant la parole dans la salle dans un format plus participatif.
• Attention à la durée : sauf dans quelques cas spécifiques où vous demanderez aux participant·es un travail collectif (atelier des lois par exemple), deux heures c’est largement suffisant pour éviter que le public « décroche ».
À prévoir en amont :
• Préparez une affichette A3 pour annoncer la réunion et un flyer A5 qui reprend le visuel de l’affichette avec un texte très court au verso présentant le thème de la réunion.
• Déclinez l’invitation en format visuel pour envoi par mail et sur les réseaux sociaux.
• Le cas échéant, pensez à une annonce à la presse locale.
• N’oubliez pas d’inscrire l’événement sur la plateforme de La France insoumise suffisamment en amont.
• Pensez à commander sur la plateforme tout le matériel nécessaire pour décorer la salle et tenir une table militante (tracts, affiches, livrets thématiques ou autres supports avec nos propositions selon le thème choisi).
Le jour même :
• Décorez la salle et ses abords avec des affiches. En fonction de l’emplacement de la salle, prévoir un peu de fléchage pour faciliter l’orientation les participant·es
• Pour une réunion participative, pensez au tableau à feuilles, marqueurs écolo, feuilles de papier et stylos pour les participant.es
• Installez une table militante dans la salle avec des livres, programmes, livrets thématiques, badges, tracts et affiches…
• Prenez des photos à diffuser après la réunion, si vous en avez les moyens vous pouvez aussi filmer les différentes interventions.
